Três dicas para tornar as reuniões relevantes

Por que as reuniões são sempre tão chatas, cansativas e frustrantes? Separamos quatro aspectos que podem ajudar qualquer líder a ter um encontro com sua equipe mais engajado e que produza melhores resultados, tornando as reuniões relevantes.

Propósitos claros

Por que estamos fazendo essa reunião? Estamos aqui para aprender, resolver, decidir, explorar ou alinhar? Como vamos avaliar se essa reunião foi bem sucedida?

É responsabilidade do organizador garantir que a reunião sirva a um propósito maior. Reuniões apenas para cumprir agenda, ou simplesmente realizadas como um evento recorrente, resulta apenas em pessoas esperando o compromisso acabar.

Objetividade

A inabilidade dos líderes de indicar de maneira direta e transparente os problemas mais críticos é muito frustrante. Reuniões em que uma questão importante surgiu e foi ignorada faz com que as pessoas acreditem que vão perder tempo em questões superficiais.

Envolvimento

Procure incluir as pessoas na preparação das reuniões e desenhar oportunidades para gerar engajamento real. Pergunte quais questões devem ser levantadas, e engaje os colaboradores na solução de problemas reais, promovendo um brainstorm sobre os produtos e processos, identificando os obstáculos. Gerencie a energia do encontro: não torture as pessoas com longas apresentações de slides que podem ser feitas em poucos minutos.

Encerre com comprometimento

Garanta que as pessoas saibam o que vem a seguir:

– Sobre o que concordamos durante essa reunião?

– Identifique os responsáveis por cada tarefa.

– Quando daremos um retorno sobre as questões levantadas?

– Quando vamos nos reunir novamente (se necessário)?

Resumindo:

– Seja específico e explícito sobre o propósito e objetivos;

– Aprofunde-se em questões difíceis;

– Garanta que os participantes tenham um papel significativo antes e durante a reunião;

– Finalize com clareza, especificando o que virá a seguir.

Estabeleça essas práticas simples, e tenha maior produtividade e resultados em suas reuniões com a equipe.

A Efix possui ferramentas de avaliação de desempenho e clima organizacional, que ajudam a mensurar e desenvolver o engajamento do time, resultando em reuniões ainda mais objetivas.

Com Entrepreneur